نظام كيان (ERP)

اولا : نظام المخازن ومراقبة المخزون

يقوم النظام بالرقابة على المخزون ويفي النظام بجميع الحركات المخزنية المتعارف عليها كما يمكن المستخدم من متابعة الصنف و تاريخ الصلاحية والعمل بشكل متكامل ومترابط مع كلا من نظام المبيعات والمشتريات ونظام الحسابات العامة .

انشاء عدد لا نهائى من كود الصنف مثل الباركود و الكود الدولى والكود لدى المورد وكود الصنف لدى العميل

انشاء عدد لا نهائى من اسعار الصنف مثل سعر الشراء و سعر البيع وسعر الجمهور وسعر لمورد معين وسعر لعميل معين

التحكم فى الاسعار والاكود لكل نوع من سندات المخزن سواء سندات الاضافة او الصرف او التحويل

التحكم الفعال بالمخزون : يحقق برنامج أقوى عناصر التحكم اللازمة لنجاح المنشآة التجارية ويضم نظام فعال للتحكم بالمخزون .

برنامج شامل وضخم ومتكامل : حيث يتعامل النظام مع الأصناف المجمعة والمصنعة والخدمية ويمكن ترقيم وتكويد الأصناف بأي طريقة تتناسب مع طبيعة العمل ونشاط المستخدم , حيث يمكن التعامل مع الأصناف ذات تواريخ الصلاحية وذات الأرقام المسلسلة .

التعامل مع عدد كبيىر من المخازن المتعددة : حيث يمكن فتح عدد كبير من المخازن والأفرع والتعامل معها جميعا أو تحديد المخازن التي يستقبلها كل صنف بسهولة وسرعة .

السهولة والسلاسة : حيث يوفر النظام السهولة في مطالعة ارصدة الأصناف المختلفة بالمخازن وتحديد الحد الأدنى والأقصى وحد الطلب لمختلف أرصدة الأصناف بكل مخزن على حدة .

الكفاءة في التقييم : حيث يقوم البرنامج بحساب قيمة المخزون تلقائيا وحساب تكلفة البضاعة المباعة وإعادة تقييم المخزون إذا طرأ مايستدعي ذلك .

المعلومات والمستندات الوافية : حيث يشمل النظام كافة المستندات الرئيسية من صرف واستلام وتحويل بين المخازن

الجرد : يقوم النظام تلقائيا بضبط الكميات وعمل الجرد الدفتري وضبطه مع الجرد الفعلي.

إستيراد بيانات الاصناف من ملفات اكسيل

ثانيا نظام المبيعات

هو نظام قوي لإدارة المبيعات وهو النظام المسئول عن جميع حركات وحسابات العملاء داخل النظام بدءا من إصدار عرض الأسعار حتى تسليم البضاعة للعميل , هذا ويتم ضبط النظام حسب الدورة المستندية للمبيعات والعملاء لدى كل شركة .

إمكانيات النظام :

تحديد الأهداف والتأكد من تحقيقها : يمكن للنظام تحديد هدف مبيعات لكل عميل ولكل بائع ولكل صنف وتوفير التقارير لمتابعة نسبة تحقيق الهدف لكل العناصر المرتبطة بعملية البيع وإصدار تقارير البيع.

العملاء : يمكن للنظام وضع محددات مالية إضافية للعملاء تتمثل في حد الإئتمان المسموح ومدد السداد .

تعدد سياسات التسعير : يتيح النظام تحديد أكثر من سعر للصنف الواحد وربط سياسات التسعير بالعملاء وحساب السعر المحدد للعميل , وتحديد أسعار موسمية للتعامل مع مواسم التخفيضات .

التحكم باسعار الأصناف : يتيح النظام تحديد أسعار الأصناف مع عميل معين أو مجموعة عملاء للإلتزام باسعار التعاقد خلال فترة , كما يتيح إحكام الرقابة على التخفيضات التي يمنحها البائعون للعملاء ووضع حد أدنى لأسعار البيع , وهوامش الربح بحيث لايقبل البرنامج أقل منها .

عروض الأسعار : يحتوي النظام على كافة مستويات المبيعات من عروض أسعار وطلبات المبيعات والفواتير والمردودات , وتحرير فواتير المبيعات واستدعاء الطلبيات وعروض الأسعار في أي وقت لاستخدامها في الفاتورة .

إصدار الفواتير وتحرير سندات الصرف .

حجز الأصناف : إمكانية حجز العملاء لأصناف معينة لتوريدها بعد فترة معينة أو لكونها غير موجودة بالمخازن ويحدد بتاريخ معين لإلغاء الحجز .

تسليم البضاعة : عند تسليم البضاعة وقبل إصدار الفاتورة يمكن إصدار مذكرة توريد تفيد باستلامة للبضاعة المباعة .

فاتورة المبيعات : يمكن للنظام إصدار فاتورة المبيعات بمجرد استدعاء اي بيانات منها .

عمل إذن صرف للأصناف المباعة تلقائيا .

إذن مردودات المبيعات : حيث يقوم المستخدم المسؤل عن ذلك بارتجاع المبيعات لأسباب معينة وماعليه الا ذكر رقم الفاتورة .

مردودات المبيعات : عن طريق استدعاء رقم الإذن أو الفاتورة وتحديد الكميات او الاصناف المرتدة .

تسويات العملاء : بعد عملية البيع وحساب المردودات من الممكن ظهور بعض الإختلافات نتيجة للخصم الممنوح للعميل او الغرامات لذا يقوم النظام بعمل تسويات وترحيلها .

التقارير : يحتوي النظام على مجموعة هائلة من التقارير التي تفيد إدارة المبيعات في تحليل مبيعاتها وتتبع حركة وحسابات العملاء وتحديد مستوى عملية البيع هذا بالإضافة لمصمم التقارير والذي يقوم بتصميم واصدار اي تقرير مطلوب واضافته لقائمة التقارير .

ثالثا نظام المشتريات

نظام متميز وبسيط لإدخال وتحرير مستندات وتقارير المشتريات وبيانت الموردين , حيث ان نجاح هذه العملية يتبعه نجاح الشركة لذا هو أداة لدعم نجاح أجزاء النظام والمنظمة .

ملف الموردين : يضم معلومات اتصال وافية عن كل مورد وعن مشتريات ومرتجعات هذا المورد.

مستندات المشتريات : حيث يضم عروض الأسعار وأوامر الشراء والفواتير والمردودات واذن الإضافة .

التكامل مع نظام الحسابات والمخازن : حيث يرتبط هذا النظام في تأثيره المحاسبي مع باقي أجزاء النظام .

طلب أسعار : حيث يمكن إصدار طلب تسعير من الموردين المعتمدين لأصناف لم يتم شراؤها من قبل .

اوامر الشراء : بعد تحديد الأصناف المراد شراؤها يمكن اصدار امر شرا ء لمورد معين مسجل بالنظام أو لمورد غير مسجل بكتابة اسمه مباشرة والأصناف المرغوب شرائها .

إثبات المشتريات : من خلال إضافة العملية لحساب المورد وبرقم أمر التوريد يتم استدعاء الحركة وإضافة مصاريف عملية الشراء من شحن وجمارك والترحيل للمخازن لرفع تكلفة الأصناف.

مردودات المشتريات : حيث يمكن رد بعض الأصناف المشتراه واستدعاء رقم فاتورة الشراء وتحديد الكميات المرتدة .

التسويات : بعد إتمام عملية الشراء والمردودات يظهر اختلافات نتيجة الخصم الخاص بالمورد أو إضافة مبالغ لحساب المورد لذا تتم عملية التسوية .

رابعاً الحسابات العامة

الإستقرار والسرعة للحسابات العامة : حيث تترابط جميع أجزاء النظام تلقائيا , وتتعامل مع ملايين الحركات والقيود بمنتهى السرعة والدقة والفعالية .

تكامل الدورة المستندية : حسب القواعد والعرف المحاسبي

إنشاء دليل محاسبي شجري مرن بدون حد أقصى

إستيراد دليل الحسابات من ملفات اكسيل

امكانية التعديل على رقم الحساب

تعريف وتصميم المستخدم للقوائم الختامية المطلوب إستخراجها

كما يتيح النظام للمستخدم إدخال قيود اليومية بعدد لانهائي ولكل قيد رقم مستقل , ويمكن ادخال رقم المستند المنشأ على أساسه القيد , وإمكانية تقسيم القيود إلى مجموعات حسب نوع القيد ( قيود عامة , مبيعات, مشتريات , خزينه ...إلخ ) .

القيود الدورية : وهي المتعارف عليها عند جميع المحاسبين وهي قيود متكررة الحدوث بصفة شهرية أو إسبوعيه مثل قيود التسويات او الرواتب.

القيود العكسية : سهولة عمل قيود عكسية .

مراكز التكلفة : يمكن للمنشأة متابعة أنشطة فرعية أخرى من خلال إنشاء مركز تكلفة بقيوده وتقاريره الخاصة للتحليل والرصد .

إعداد الميزانيات والقوائم المالية الهامة : يسمح النظام بإعداد وإصدار الميزانية , وقائمة المركز المالي , وقائمة التدفق النقدي .

عمل المقارنات السنوية : اي مقارنة ارصدة الحسابات لسنوات سابقة مع ارصدة السنة الحالية مما يمكن الإدارة من تحديد موقفها المالي .

عمل الموازنات التقديرية : ومقارناتها مع الموازنات الفعلية لمعرفة مستوى الإنحراف بين التقدير والفعلي بالنسبة المؤية . وهذا من أهم الادوات اللازمة لتحديد مدى نجاح الشركة في تحقيق خططها.

متعدد السنوات : حيث يسمح النظام بالعمل على سنتين متتاليتين في نفس الوقت وحتى اقفال السنة السابقة يقوم النظام بتعديل أرصدة اول المدة مع الاحتفاظ بتفاصيل السنة السابقة .

قفل السنة : يسمح النظام بعمل إقفال دائم لنهاية العام أو مؤقت لإستعراض النتائج لفترة معينة حسب رغبة الإدارة , كما يعمل قيد الإقفال اتوماتيكيا لاستعراض نتائج الأعمال بصورة دقيقة .

التقارير : يوفر النظام عدد كبير من التقارير الأساسية والهامة المتعارف عليها لنظام الحسابات العامة مع استعراضها وطباعتها وتصديرها للإكسل مع إمكانية تصميم تقارير خاصة حسب رغبة المستخدم وحفظها في قائمة التقارير .

خامسا نظام أوراق القبض وأوراق الدفع

نظام التعامل مع البنوك والأوراق المالية يتميز بالمرونة والتكامل بين أجزاء النظام في التعامل مع الأوراق التجارية كالشيكات والكمبيالات , وعمل التسويات البنكية , وتوفير الوقت والدقة والسرعة
متابعة الدورة المستندية الكاملة للأوراق المالية بجميع أنواعها وحالاتها .
رصد حركات الشيكات : وتشمل حركات استلام شيك وإيداعه للخزينة او البنك وتنفيذ إشعارات التحصيل والإرتداد .
التكامل مع الحسابات العامة : حيث يتميز النظام بإصدار القيود آليا حسب رغبة المستخدم , وقيود التسوية بين حساب الشيكات تحت التحصيل والمديونية عند التحصيل والتعامل مع انواع اخرى من الأوراق المالية كشيكات التأمين , وحركات تظهير الشيكات
تسوية حسابات البنوك وكشف الحساب .
تسوية حركة الأوراق المالية : يقوم النظام بمقارنة كشوف الحسابات البنكية بالحركات المدخلة ومطابقتها.

سادسا نظام شئون الموظفين والمرتبات

يضم نظام شئون الموظفين والأجور والمرتبات من أهم البرامج المتكاملة لإدارة الموارد البشرية بكافة عناصره والذي يمكن استخدامه في جميع أحجام الشركات على إختلاف انشطتها ومجالاتها كما يمكن تطبيقه في الشركات القابضة , حيث يكون بأجزائة المختلفة منظومة مترابطة مع الحسابات العامة فيما يخص الشؤن المالية الخاصة بالموظفين والعمال . ويوفر جميع المعلومات والبيانات الإدارية المطلوبة وتوفير الدقة والسرعة والسهولة في الإستخدام .
وكما سبق فهو يتكون من نظامين مترابطين يمكن استخدامهما سويا او استخدام كلا منهما على حدة .
إمكانيات وخصائص النظام :
ملف متكامل لكل موظف : حيث يتيح النظام معلومات شاملة عن كل موظف وهي تمثل حجر الأساس للتعامل معه , ويسمح هذا الملف باستعراض واصدار الكثير من التقارير التي تخص المنشأة وعلاقاتها بالجهات الحكومية والرقابية , كما يمكن تحميل الصور الشخصية لكل موظف وصور من مستنداته وحفظ كل ذلك في قاعدة بيانات النظام .
أسلوب قوي ومرن لإصدار الرواتب : حيث يمكن حساب قيمة مفردات الرواتب بالغة التعقيد وفقا للائحة الإدارية المتعارف عليها الخاصة لكلا من شركات القطاع العام والخاص , حيث يتم إعداد الدورة المستندية للعميل بما يتوافق مع نوعية وطبيعة عمله .
حيث يتم إعداد قواعد حساب قيم مفردات الرواتب مرة واحدة ثم يقوم البرنامج تلقائيا بتطبيق هذه القواعد دوريا عند إصدار سندات الرواتب ووفقا للائحة الإدارية المتبعة سواء للقطاع العام او الخاص
نظام قروض الموظفين : وهذا يسمح بتسجيل وتوزيع جميع أنواع القروض للموظفين وخصم اقساط السداد من المرتب وتوزيعه وإعادة جدولة الأقساط أو إعفاء الموظف من بعضها وفقا للائحة .
الدورة المستندية كاملة لشئون العاملين: يدعم البرنامج متابعة الإجازات السنوية والمرضية وغيرها للموظفين وترحيل تأثيراتها على الرواتب ويضم أيضا على مستندات خاصة بالإجراءات التأديبية والثواب والعقاب سواء كان معنويا أو ماديا بالإضافة لإجراءات الترقية والنقل , كذلك التقييم الدوري للموظفين بعناصرة المختلفة , بالاضافة للعلاوات بأنواعها والخصومات والمكافآت والمآموريات وكل مايرتبط بدورة شؤن العاملين وفقا للائحة الإدارية المتبعة .
نظام التأمينات : يسمح النظام بتنفيذ نظام التأمينات المتبع حسب اللائحة بجميع أنواعه والتعديلات التي تطرأ عليه والناتجة عن زيادة الراتب .